Những lỗi thường gặp khi sử dụng máy in mã vạch và cách khắc phục

Máy in mã vạch ngày càng trở thành một thiết bị không thể thiếu trong việc bán hàng và quản lý kho. Nếu bạn sở hữu được thiết bị này chắc chắn công việc kinh doanh sẽ trở nên hiệu quả và tiết kiệm được nhiều chi phí hơn. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng có rất nhiều lý do khiến thiết bị gặp lỗi và hoạt động không hiệu quả. Vậy đâu là những lỗi thường gặp và cách khắc phục tốt nhất là gì?

Lỗi mã vạch bị lệch

Đây là một lỗi thường gặp khi sử dụng máy in mà nguyên nhân thường do yếu tố vật lý hoặc phần mềm. Khi gặp lỗi này người dùng sẽ nhận thấy tem mã vạch bị lệch khiến không in hết tem hoặc tem không được cân bằng. Một số nguyên nhân gây nên lỗi in mã vạch này thường thấy gồm:

Do người dùng thiết lập trang không chính xác

Lỗi này thường gặp khi người dùng không thành thạo trong việc sử dụng phần mềm in tem mã vạch của bên thứ 3. Hiện nay có rất nhiều phần mềm có thể sử dụng cho thiết bị này tuy nhiên bạn nên chọn những phần mềm có chất lượng cao để sử dụng. Và tốt nhất là nên sử dụng thành thạo phần mềm trước khi sử dụng cho việc bán hàng và kinh doanh.
Đối với lỗi này thì bạn bắt buộc phải xác minh cài đặt lại thiết lập trang phù hợp với tem nhãn của bạn. Bạn hãy setup lại kích thước khổ giấy cũng như các cỡ tem. Mỗi phần mềm sẽ có cách thiết lập khác nhau, thực hiện theo hướng dẫn sử dụng.

Cài đặt hiệu suất hoặc phương pháp in không đúng với thiết bị

Hầu hết các phần mềm đều được cài đặt với chế độ tối ưu nhất cho công việc in ấn. Tuy nhiên rất có thể việc in ấn sẽ gặp lỗi nếu phần mềm hiện tại không hỗ trợ tối đa hoặc máy in mã vạch hoạt động không chính xác. Chính vì thế, bạn có thể thử xóa hết tất cả các cài đặt hiệu suất xem có giải quyết được sự cố máy in mã vạch không? Sau đó khi sử dụng hãy bật từng cài đặt hiệu suất mỗi lần để xem cài đặt nào hiệu suất nào khiến máy in bị lỗi.

Lắp đặt giấy không chính xác

In mã vạch bị lệch rất có thể do người dùng đặt giấy không chính xác. Nếu do nguyên nhân này thì khi đặt giấy bạn cần phải xem xét lại đường đi của giấy và điều chỉnh cho phù hợp. Bạn không chỉ điều chỉnh giấy mà cần phải xem lại thanh chặn giấy đặt có chính xác hay không? Làm sao để thanh chặn giấy sát nhất với vị trí của giấy đi để hạn chế hiện tượng giấy đi lệch khỏi vị trí.

Decal mã vạch 3 tem, dòng giấy in được ứng dụng rộng rãi trong đời sống ngày nay
Decal in mã vạch 3 tem, dòng giấy in được ứng dụng rộng rãi trong đời sống ngày nay

Máy in không hoạt động

Nếu máy in của bạn không hoạt động thì rất có thể do những nguyên nhân sau:

Máy in chưa ở trạng thái sẵn sàng

Nếu gặp lỗi này hãy chắc chắn rằng phích cắm của máy in đã được cắm vào ổ điện và công tắc nguồn được bật lên. Bạn cũng cần kiểm tra xem các bộ phận khác như dây USB kết nối máy in mã vạch và máy tính đã được kết nối chưa. Nếu đã kiểm tra mà đèn báo hiệu máy in vẫn không xanh nghĩa là máy bị hỏng hóc ở một bộ phận nào đó.

Bạn cũng có thể tắt máy đi rồi bật lại để chuyển về chế độ sẵn sàng làm việc. Tuy nhiên nếu khi khởi động lại bạn thấy đèn báo tín hiệu màu đỏ thì tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc đơn giản nhất là xem sách hướng dẫn để khắc phục lỗi này.

Trình điều khiển bị cài sai cách hoặc không phù hợp

Trình điều khiển là một phần rất quan trọng giúp máy in mã vạch hoạt động tốt hơn. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp trình điều khiến bị cài sai cách hoặc cài không phù hợp. Chính vì thế dù đã kết nối với máy tính nhưng máy in vẫn không hoạt động được. Lúc này, máy in của bạn sẽ hiển thị dưới dạng “ Unknown Device” nghĩa là thiết bị không xác định. Để giải quyết tình trạng này bạn cần phải cài đặt lại driver của máy in.

Trong nhiều trường hợp driver được cài đặt trong máy tính không phải là phiên bản mới nhất. Và khi phát hiện ra lỗi này bạn lại cài đặt lại khiến hai thiết bị máy in mã vạch hiển thị giống nhau. Tốt nhất bạn hãy gỡ bỏ phiên bản cũ và giữ lại phiên bản cập nhật mới nhất.

Cài đặt sai ngôn ngữ và độ phân giải cho máy in

Việc cài đặt ngôn ngữ và độ phân giải luôn được người sử dụng cài đặt từ ban đầu. Tuy nhiên rất có thể trong quá trình sử dụng hai cài đặt này bị sai. Việc cài đặt sai ngôn ngữ có thể khiến cho máy in bị lỗi và không phản hồi. Nếu thiết lập sai độ phân giải sẽ khiến bản in bị co lại hoặc phóng to hơn.

Bạn có thể kiểm tra những cài đặt này trong máy tính. Đầu tiên hãy mở Control Panel / Devices and Printers, trong mục này bạn sẽ có thể kiểm tra ngôn ngữ và độ phân giải máy in, sau đó cài đặt lại cho chính xác.

Chọn sai cổng giao tiếp máy in

Chọn sai cổng giao tiếp máy in mã vạch cũng là một trong những nguyên nhân khiến thiết bị không hoạt động. Chính vì thế bạn cũng nên kiểm tra cổng giao tiếp cổng máy in được thiết lập trong phần thuộc tính có phải là chuẩn dây cáp kết nối máy in với máy tính không.

Với mỗi loại máy in sẽ có dây cáp kết nối máy tính với máy in. Chính vì thế nếu bạn chọn cáp kết nối loại nào thì cần phải vào driver và thiết lập cổng giao tiếp tương ứng. Để thực hiện việc này hãy vào Control Panel/ Devices and Printers. Sau đó click chuột phải vào biểu tượng máy in > Chọn Printer Properties > Chọn thẻ Post và chọn dây cáp máy in phù hợp. Cuối cùng nhấn nút Apply để hoàn tất.

5 cổng kết nối của một dòng máy in hóa đơn
5 cổng kết nối của một dòng máy in

In nhảy hàng tem

Nếu bạn nhận thấy tem được in ra có chỗ trống, chỗ có chữ thì máy in của bạn bị lỗi rồi. Nguyên nhân của lỗi này là:
Kích thước tem / nhãn bị căn chỉnh sai kích thước

Thiết lập trang/tem sai kích thước

Tùy từng trường hợp mà bạn có thể khắc phục khác nhau:

Lỗi căn chỉnh kích thước tem/ nhãn

Việc máy in bị lỗi căn chỉnh kích thước tem/ nhãn là do bộ cảm biến của bạn chưa được căn chỉnh hoặc bị hỏng. Điều này khiến cho nó không nhận được bước nhảy hoặc điểm đen giữa hai hàng tem trên/ dưới của cuộn giấy.

Trong trường hợp này bạn hãy nhấn nút Feed trên máy in. Lúc đó bạn cần đếm xem có bao nhiêu con tem được chạy ra và vị trí con tem dừng lại. Hãy lặp lại những thao tác này một vài lần nếu máy in mã vạch vẫn tiếp tục báo lỗi thì liên hệ với bên cung cấp máy in hoặc đọc hướng dẫn và sửa lỗi.

Thiết lập trang và kích thước tem

Bạn hãy tiến hành kiểm tra thiết lập trang xem có đúng với cỡ tem bạn đang muốn in hay không? Tuy nhiên trước hết hãy tiến hành đo kích thước tem thực tế, đế tem để xác định khoảng trống lề không in. Sau đó hãy tiến hành so sánh và thiết lập lại trang và kích thước tem.

Còn nếu không phải hai nguyên nhân trên thì bạn cho máy nghỉ ngơi một chút rồi in tiếp. Bởi rất có thể bạn đang in quá nhiều và quá nhanh khiến máy bị lỗi nhảy hàng tem.

Bản in kém chất lượng

Tem nhãn in ra bị mờ, kém chất lượng có thể do những nguyên nhân như:

Nhiệt độ đầu in (darkness) được thiết lập ở mức quá cao/quá thấp (mức nhiệt năng chưa phù hợp với mực in)

Đầu in bị xước hoặc các điểm pixels trên đầu in bị chết

Trục nhựa cuộn mực lắp với lõi giấy cuộn mực bị lỏng

Nếu gặp những lỗi này bạn cần phải kiểm tra và điều chỉnh. Nếu không tự mình khắc phục được hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp máy in mã vạch để có được phương án giải quyết phù hợp nhất.

Liên hệ nhà cung cấp điều chỉnh lỗi để có được bản in chất lượng

Trên đây là những lỗi thường gặp khi sử dụng máy in mã vạch. Có thể trong quá trình sử dụng bạn sẽ gặp một số lỗi khác vì thế hãy đọc kỹ hướng dẫn sử dụng. Điều quan trọng nhất là bạn cần phải tìm một địa chỉ cung cấp máy in uy tín để có được sản phẩm chất lượng, hạn chế lỗi khi sử dụng.